Koncerti, konferencije, sportska natjecanja i poslovna okupljanja publici često djeluju jednostavno i skladno. Međutim, ono što posjetitelji vide samo je završnica procesa koji može trajati mjesecima. Organizatorica događaja Mirta Matešić otkrila je koliko je važno razumjeti publiku, pravodobno započeti pripreme i ostati smiren kada stvari krenu neočekivanim smjerom.
Prvo treba znati što se događajem želi postići
Organizacija događaja ne počinje odabirom lokacije, glazbe ili dekoracija. Prvi i najvažniji korak, ističe Matešić, jest jasno definirati cilj događaja i ljude kojima je namijenjen.
– Potrebno je dobro razumjeti što organiziramo, što želimo postići, tko je naša publika, što želimo da ljudi ponesu sa sobom kada događaj završi i kakav dojam želimo ostaviti – objasnila je.
Tek nakon što organizatori pronađu odgovore na ta pitanja može se početi graditi cjelokupan koncept. Odabir lokacije, program, glazba, vizualni identitet, komunikacija, uređenje i logistika samo su pojedinačni dijelovi mnogo većeg procesa.
– Kada znate kome se obraćate i što želite postići, puno je lakše donijeti svaku sljedeću odluku – dodala je Matešić.
Ista tema ne znači i isti pristup
Vrijeme potrebno za organizaciju ovisi o veličini, složenosti i vrsti događaja. Nije, primjerice, isto pripremati konferenciju za 50 sudionika i veliko međunarodno sportsko natjecanje koje se održava na nekoliko lokacija. Matešić je to pojasnila na primjeru dječjeg teniskog turnira First Slam u Osijeku, namijenjenog djeci do devet godina. Njegova publika nisu samo mladi sportaši nego i njihovi roditelji, treneri i ostala pratnja.
– Djeca imaju svoje potrebe, dok roditelji imaju potpuno drugačija očekivanja. Njima je važno znati gdje se djeca nalaze, kada se igraju mečevi i kako funkcionira prijevoz. Zato smo veliku pozornost posvetili komunikaciji i detaljima koji roditeljima daju osjećaj sigurnosti i povjerenja – kazala je.
Kod poslovnih događaja povezanih s tenisom pristup je potpuno drugačiji. Sudionicama nisu važni samo sport i natjecanje nego i upoznavanje, razmjena iskustava te stvaranje novih poslovnih kontakata.
– Tema može biti ista, ali pristup mora biti prilagođen publici. Najuspješniji projekti nisu samo oni koji imaju veliki budžet. Najvažnije je da se ljudi osjećaju kao da je cijeli program napravljen upravo za njih – naglasila je Matešić.
Iskustvo ne skraćuje pripreme
Kada je jasno kome je događaj namijenjen, organizatori mogu procijeniti koliko će ljudi raditi na projektu, koliko je dobavljača potrebno, dolaze li gosti iz inozemstva te treba li pronaći partnere.
Iako iskustvo olakšava donošenje odluka, ono ne znači nužno da će pripreme trajati kraće.
– Iskustvo nam pomaže realnije procijeniti koliko nam vremena treba za pojedini projekt. Neki se procesi jednostavno ne mogu požuriti. Ljudi trebaju vrijeme za donošenje odluka, dobavljači imaju svoje rokove, produkcija svoje procese, a postoje i procedure koje je potrebno provesti radi dobivanja dozvola – objasnila je.
Organizatoru često nisu dovoljni planovi B i C
Bez obzira na to koliko je neki događaj detaljno isplaniran, uvijek postoji mogućnost nepredviđenih okolnosti. Vrijeme se može iznenada promijeniti, dobavljač zakasniti, sudionik otkazati dolazak, a tehnika zakazati upravo u najvažnijem trenutku. Zato dobar organizator, kaže Matešić, nema pripremljen samo plan B.
– Vrlo često postoje i plan C, a ponekad i plan D. Najvažnije je da publika ne primijeti da postoji problem, a problema uvijek ima – istaknula je Matešić.
Na konačno iskustvo posjetitelja utječu i naizgled nevažna pitanja, poput položaja prijavnog pulta ili trajanja stanke između dvaju dijelova programa. Publika možda neće svjesno primijetiti svaki pojedinačni detalj, ali će osjetiti kada oni nisu dobro usklađeni.
Dobar događaj rezultat je timskog rada
Kvalitetna organizacija nije moguća bez dobro uigranog tima u kojem svaki član zna svoju ulogu i odgovornost. Poslove je potrebno podijeliti na produkciju, komunikaciju, logistiku, uređenje i druge segmente jer jedna osoba ne može samostalno voditi sve dijelove projekta.
– Posao dobrog organizatora i voditelja tima jest povezati ljude u jednu cjelinu i omogućiti svakome da u pravom trenutku odradi ono u čemu je najbolji. Kada tim dobro funkcionira, događaj publici izgleda jednostavno i skladno – rekla je Matešić.
Savršen događaj, ipak, ne postoji. Ključno je pronaći rješenje, izbjeći paniku i zadržati smirenost jer se ponašanje voditelja projekta prenosi na cijeli tim.
– Pred publikom je osmijeh, dok su iza kulisa često kaos i neprestano pronalaženje rješenja – slikovito je opisala.
Posjetitelji pamte kako su se osjećali
Društvene mreže danas su važan dio organizacije i promocije događaja. Fotografije i videozapisi koji se objavljuju samo su pomno odabrani dijelovi kojima se javnosti nastoje prenijeti atmosfera, iskustvo i emocija.
Iako je organizacija događaja stresan i fizički zahtjevan posao, upravo su doživljaji sudionika njegova najveća vrijednost. Na sportskim događajima organizatori možda svjedoče prvim rezultatima budućih prvaka, na poslovnim okupljanjima stvaraju prostor za nove suradnje, dok se velikim natjecanjima promoviraju gradovi, države i sport.
– Svaki događaj ostavlja trag i nakon što završi. Ljudi neće zapamtiti svaki detalj programa, ali će zapamtiti kako su se osjećali – zaključila je Mirta Matešić.